Приказ о направлении работников в командировку

Как составить приказ о направлении работника в командировку. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Приказ о направлении работников в командировку

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб.

В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла.

В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу №77-9АП).

Подведем итог

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение.

Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку.

Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.

Документальное сопровождение командировки в 2020 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка на законодательство
Беременные Исключений нет статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие по ученическому договору Можно, только если командировка связана с ученичеством статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: http://copylegal.ru/vse-stati/prikaz-o-napravlenii-rabotnika-v-komandirovku/

Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить – Институт Профессионального Кадровика

Приказ о направлении работников в командировку
27 ноября

382

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.

Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

  • беременных женщин — ст. 259;
  • несовершеннолетних — ст.268.

Важно!

Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

  • медицинского характера – ч.2 ст.259 ТК;
  • запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
  • по ученическому договору – ч.3 ст.203;
  • является зарегистрированным кандидатом – п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

  • сотрудницы с детьми до 3 лет;
  • одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
  • работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно!

При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Оформление письменного распоряжения руководителя о командировке регламентируется абзацем 2 п.3 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Совет

В организации может быть принят свой порядок оформления распорядительных документов для служебных поездок (абз.6 ч.1, ст.22 ТК). Там же пропишите, какие документы нужны для командировки в соответствии с потребностями и условиями вашей компании.

Документы для командировки в 2021 году:

  • запрос о согласии сотрудника (при необходимости) – согласие/отказ;
  • приказ на командировку;
  • авансовый отчет.

Служебные задания и командировочные удостоверения в настоящее время отменены, но руководитель организации вправе включить требование по оформлению этих документов в ЛНА.

Пример

В локальном Положении определите, как правильно оформить командировку, и утвердите документ приказом.

Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки. Согласно абз.2 п.7 Положения также фиксируется факт проезда к месту и (или) обратно на служебном / находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности) транспорте.

Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.

Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.

Скачать бланк приказа на командировку

Скачать приказ о направлении работников в командировку

Скачать командировочное удостоверение, бланк

Скачать бланк служебного задания на командировку

В п.10 Положения указано, что работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные (п.11, п.25 Положения). Смета расходов составляется бухгалтерией. Основаниями для нее служит стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются. Однако, решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха — абз.5 п.11 Положения.

Согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. В соответствии с п.12 ст.217 НК РФ минимальный размер суточных в командировке — 100 руб, максимальный, не облагаемый НДФЛ:

  • в поездках по России — 700 рублей;
  • в заграничных — 2500 руб.

Выдача денег производится в командировках:

  • по России сообразно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. 

Основание — расходный кассовый ордер 0310002 — форма № КО-2. Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/working-conditions/oformlenie-komandirovki-v-2021-godu/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.