Правила оформления протокола общего собрания

Правила оформления протокола общего собрания участников ООО

Правила оформления протокола общего собрания
Протокол общего собрания участников ООО является корпоративным документом, фиксирующим факт проведения собрания, а также принятые по его результатам решения.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к форме и содержанию этого документа и кем осуществляется его подписание.

Высшим органом ООО, согласно положениям ч. 1 ст. 32 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.

1998 № 14-ФЗ (далее — ФЗ № 14), является общее собрание его участников.

Оно принимает решения:

  1. По всем полномочиям, находящимся в его компетенции в силу закона.
  2. По вопросам, отнесенным к его ведению уставом организации.

В силу ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 решения могут приниматься как на очередном, так и на внеочередном собрании. При этом недопустимо рассматривать в ходе заседания вопросы, которые не были изначально включены в повестку дня.

Единственным официальным документом, подтверждающим факт проведения собраний, фиксирующим рассматриваемые на них вопросы и принятые по ним решения, является, согласно с ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14, протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО должно быть организовано исполнительным (коллегиальным или единоличным) органом организации.

Требования протокола

Требований к протоколу общего собрания участников ООО законодательство не устанавливает, однако ст. 181.2 Гражданского кодекса (далее — ГК РФ) регулирует вопросы принятия решения на собраниях ООО.

В силу данной нормы в протокол собрания или единоличное решение участника компании включаются следующие сведения:

  • дата и время начала и окончания заседания высшего органа ООО;
  • указание места, где проводится заседание;
  • сведения об участниках общества, которые явились на собрание;
  • повестка дня и принятые по обозначенным вопросам решения;
  • сведения о членах счетной комиссии;
  • информация о авших против по тому или иному вопросу, если внесение таких данных необходимо в силу требования организации.

Приведенные выше требования являются обязательными, потому должны вноситься в любой протокол общего собрания, безо всяких исключений.

Помимо законодательно установленных требований рассматриваемый корпоративный документ, в соответствии с обычаями делового оборота, должен содержать:

  • индивидуализирующие его признаки (например, порядковый номер);
  • сведения о выступивших на собрании лицах (основном докладчике, выступивших и задавших вопросы участниках);
  • распределение (за, против и воздержалось);
  • результат ания (решение принято, предложение отклонено и т. п.);
  • подписи уполномоченных лиц.

Форма протокола, нотариальное удостоверение

ГК РФ в п. 3 ст. 181.2 определено, что форма протокола общего собрания участников ООО обязательно должна быть письменной. Вместе с тем в силу подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК для подтверждения проведения такого собрания и факта принятия решению по конкретному вопросу (результатов ания по нему) может потребоваться нотариальное удостоверение протокола.

В полном объеме, если исходить из буквы закона, нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО не производится. Заверяется только:

  • факт принятия того или иного решения общим собранием;
  • перечень участников, присутствующих на конкретном собрании.

Однако в связи с тем, что указанные сведения включаются в протокол в качестве его составных частей, на практике употребляют именно выражение «заверить протокол».

Вместе с тем участники общества могут избежать необходимости выполнения обязанности по заверке протокола у нотариуса путем указания иного способа удостоверения в уставе организации или принятия соответствующего единогласного решения всех участников.

ГК РФ в подп. 3 п. 3 ст. 67.1 допускает следующие способы:

  1. Подписание протокола всеми участниками.
  2. Подписание документа частью участников, принимавшей участие в собрании.
  3. Путем применения технических средств фиксации (на практике часто используется видеозапись).

Норма не ограничивает данный перечень, указывая, что может применяться и иной не противоречащий закону способ, позволяющий однозначно установить факт принятия решения.

Не применяется требование подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ и в отношении тех обществ, которые имеют единственного участника, на что прямо указывает Федеральная нотариальная палата в своем письме от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Более подробно с рассматриваемым вопросом можно ознакомиться в статье «Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО».

Индивидуализирующие признаки и нумерация

Практика гражданско-правовых отношений сложилась таким образом, что официальные документы (в особенности корпоративные) должны иметь индивидуализирующие признаки. Относится это и к протоколам общих собраний.

К таковым признакам можно отнести:

  1. Нумерацию протоколов общего собрания участников ООО.
  2. Указание дат формирования и подписания каждого документа.

Указанные реквизиты позволяют идентифицировать тот или иной протокол, что упрощает процедуру ведения делопроизводства. Кроме того, абз. 2 ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14 гласит, что все протоколы должны быть подшиты в общую книгу, выписки из которой могут быть затребованы участниками ООО в любое время. Каких-либо иных требований к порядку хранения протоколов законодательство не содержит.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Ответ на рассматриваемый вопрос приведен в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, согласно которому на протоколе должны быть проставлены подписи:

  • председателя собрания;
  • секретаря заседания.

При этом на основании п. 5 ст. 37 ФЗ № 14 председательствующим может являться один из участников ООО, который избран таковым после открытия собрания и до начала рассмотрения основных вопросов повестки.

Выборы председателя собрания проводит лицо, открывающее собрание, которым, в соответствии с п. 4 указанной нормы, может выступать:

  • единоличный исполнительный орган;
  • председатель коллегиального органа управления обществом;
  • председатель совета директоров;
  • ревизор;
  • аудитор;
  • участник общества из числа инициаторов проведения собрания.

Правила направления протокола участникам

Лицо, осуществлявшее ведение протокола общего собрания участников ООО, в соответствии с абз. 3 п. 6 ст. 37 ФЗ № 14, обязано направить его копию всем участникам организации. На исполнение требования о направлении данной нормой отведен 10-дневный срок.

Отправка готового протокола осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

  1. Направляется заказным письмом.
  2. Пересылается по адресу регистрации каждого участника.

Если в уставе ООО указаны какие-либо дополнительные либо иные требования относительно порядка направления копий протокола, применяются они. Так, в качестве альтернативы может быть указана доставка документа нарочно, при помощи курьерской службы и т. п.

***

Итак, протокол является подтверждением проведения собрания и фиксирует факт принятия тех или иных решений.

Документ имеет простую письменную форму и подлежит удостоверению нотариально или иным способом, установленным уставом или решением всех участников.

При этом он должен иметь индивидуализирующие признаки (номер и дату), подписываться председательствующим на собрании лицом и секретарем собрания, после чего направляться в 10-дневный срок участникам ООО.

***

Больше полезной информации — в рубрике “Бизнес”.

Источники:

  • Гражданский кодекс РФ
  • Закон “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.1998 № 14-ФЗ
  • Письмо ФНП “О направлении пособия по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии” от 01.09.2014 № 2405/03-16-3

Источник: https://pravobez.ru/articles/Pravila-oformleniia-protokola-obshchego-sobraniia-uchastnikov-OOO-28860.html

Обновленные требования к оформлению протоколов общих собраний собственников

Правила оформления протокола общего собрания

5 марта 2019 г. вступил в силу Приказ Минстроя России от 28.01.2019 N 44/пр, утверждающий новые требования к оформлению протоколов общих собраний собственников, а действовавший ранее Приказ Минстроя РФ от 25 декабря 2015 г. N 937/пр утратил свою силу.

С полным текстом приказа N 44/пр вы можете ознакомиться по вот этой ссылке [ссылка на текст приказа], а для тех, кто хотел бы детально узнать отличия от старого приказа, мы публикуем небольшой обзор от наших друзей из проекта Домсканер.

Большинство указаний остались неизменными, а основная часть нововведений носит технический характер.

1. Если вопрос об избрании председателя, секретаря, лиц, производящих подсчёт не включен в повестку дня общего собрания, то вводная часть протокола должна содержать данные об этих лицах. Раньше состав этих сведений не регламентировался. Теперь же требуется указывать ФИО, номера принадлежащих им на праве собственности помещений в доме и реквизиты документов, подтверждающих такое право.

2. Список лиц, принявших участие в собрании (присутствующих) и приглашенных для участия в нём теперь всегда является отдельным приложением к протоколу. Ранее, если присутствующих лиц было не более 15, их список, а также список приглашенных мог указываться в вводной части протокола. Теперь же п.

15 Требований закрепляет, что Списки присутствующих и приглашенных лиц оформляются в виде приложения к протоколу общего собрания, при этом в протоколе общего собрания указывается общее количество присутствующих и приглашенных лиц с отметкой: «список прилагается (приложение №_ к настоящему протоколу)».

3. Ранее Требования запрещали формулировку вопросов повестки «Разное». В новом приказе Минстрой РФ данный запрет детализирован: не допускается включение в повестку дня общего собрания вопросов с формулировками «Разное», «Другие вопросы» или иными аналогичными по смысловому содержанию формулировками.

4. В разделах основной части протокола по каждому вопросу повестки после слов «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)….» указываются принятые решения. Раньше решение могло содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеровался. Теперь такого положения в приказе не содержится.

5. Изменения коснулись и обязательных приложений к протоколу.

5.1. Реестр собственников может не содержать число , но должен кроме сведений о собственниках (ФИО физического лица, наименования и ОГРН юридического лица), номеров их помещений, реквизитов документов, подтверждающих их право собственности на помещения, содержать:

– сведения о форме собственности в отношении каждого помещения,

– сведения о площади каждого помещения в многоквартирном доме,

– сведения о доле в праве собственности на такие помещения, принадлежащей каждому из их собственников.

Обращаем внимание, что формами собственности, согласно ст. 8 Конституции РФ, являются, в первую очередь, частная, государственная и муниципальная собственность.

5.2. Вместо «сообщения о проведении собрания» теперь требуется «копия текста сообщения о проведении общего собрания». Прежде считалось необходимым к протоколу прикладывать именно то сообщение, которое, например, уже вывесили в местах общего пользования и которое кто-то испортил, сорвал. Теперь указание на приложение носит более понятный характер.

5.3. Реестр вручения сообщений о проведении собрания заменен на «документы (копии документов), подтверждающие направление, вручение сообщения о проведении общего собрания собственникам либо его размещение в помещении данного дома, определенном решением общего собрания или в системе в соответствии с частью 4 статьи 45, частью 2 и 3 статьи 47.1 Жилищного кодекса РФ».

5.4. Как мы уже указали выше, списки присутствующих и приглашенных лиц теперь обязательно оформляются как приложение. сведений о присутствующих и приглашенных не изменилось.

Сохранилось требование о наличии в этих списках подписи присутствующих, т.е. принявших участие в собрании собственников или их представителей. На практике при проведении собраний в очно-заочной и заочной формах данное требование бывает трудно реализуемым, т.к. бюллетени могут собираться способами, осложняющими подписание проавшими лицами этих списков.

5.5. «Доверенности (копии)» теперь заменены на документы, удостоверяющие полномочия представителей (например, свидетельство о рождении, устав юридического лица, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.). Однако теперь эти документы надо прилагать к протоколу не только в отношении голосующих, но и приглашенных лиц.

5.6. Добавлены новые требования к письменным решениям (бюллетеням) собственников: обязательно наличие сведений, позволяющих идентифицировать лиц, их заполнивших, предусмотренных п. 13 Требований. Обязательно указывается дата заполнения бюллетеней, а также данных о волеизъявлении собственников помещений и их представителей.

Пункт 13 Требований предусматривает указание следующих сведений:

– в отношении физических лиц – ФИО собственника и (или) его представителя, указываемые согласно документу, удостоверяющему личность гражданина; номер принадлежащего ему на праве собственности помещения и реквизиты документа, подтверждающего это право; количество , которыми обладает данное лицо; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника (при необходимости); подпись собственника помещения в многоквартирном доме либо его представителя;

– для юридических лиц – полное наименование и ОГРН юридического лица в соответствии с его учредительными документами; номер принадлежащего ему на праве собственности помещения и реквизиты документа, подтверждающего право собственности; количество ; ФИО представителя собственника; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя; подпись представителя.

Если ранее большинство этих сведений и так указывалось в бюллетене, то число указывалось не всегда.

5.7.

Раньше к протоколу могли быть приложены иные документы или материалы, которые будут определены в качестве обязательного приложения к протоколу общего собрания решением на общем собрании, принятом в установленном порядке. Такие решения на практике принимались редко. Теперь к протоколу общего собрания могут прилагаться иные документы в случае, если содержательная часть протокола общего собрания содержит указания на них.

Важное нововведение: ответственным за подготовку решений (бюллетеней) собственников теперь является инициатор общего собрания.

6. Добавились требования к технической стороне оформления протокола: страницы протокола общего собрания и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и сшиты секретарем общего собрания, последняя страница протокола должна быть подписана лицом, председательствующим на общем собрании.

7. Конкретизирован случай, когда протокол подписывается не только председателем, секретарем, лицами, производящими подсчет , но и другим собственниками помещений. Речь идет о принятии решения о создании ТСЖ: в силу части 1.

1 статьи 136 Жилищного кодекса РФ, протокол общего собрания, на котором приняты решения о создании товарищества собственников жилья и об утверждении его устава, подписывается всеми собственниками, проавшими за принятие таких решений,

В приказе Минстроя данное положение упоминается дважды: сначала несколько некорректно указано на необходимость подписывать протокол «всеми собственниками помещений», а второй раз указание уже соответствует ч. 1.1 ст. 136 Жилищного кодекса РФ: протокол подписывается «всеми собственниками помещений в многоквартирном доме, проавшими за принятие решений о создании ТСЖ и утверждение его устава».

Кроме изменений процедуры оформления протокола утвержден Порядок направления подлинников решений и протоколов ОСС в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Уже больше года действует новая редакция ст. 46 Жилищного кодекса РФ, предусматривающая направление оригиналов, а не копий (как ранее) протоколов и решений в жилищные инспекции. Согласно этим изменениям и были актуализированы указания Минстроя РФ, которые раньше касались порядка направления копий документов. Порядок практически остался прежним.

Не позднее чем через 10 календарных дней с момента проведения собрания, инициатор собрания должен направить подлинники решений и протокола собрания в управляющую компанию, а уже затем, управляющая компания в течение 5 рабочих дней передает эти документы в жилищную инспекцию.

Дополнено, что в случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в ГИС ЖКХ до даты направления решений, протоколов в ГЖИ, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

[Домсканер]

Оставить комментарии к данному материалу вы можете на наших страницах в социальных сетях ВКонтакте, и .

Источник: https://nkgkh.ru/novosti/raz-yasneniya/1672-obnovlennye-trebovaniya-k-oformleniyu-protokolov

Правила документального оформления решения общего собрания учредителей ООО

Правила оформления протокола общего собрания

Факт организации коммерческого предприятия всегда фиксируется на бумаге.

Дальнейшее функционирование созданной компании может проходить как при непосредственном и постоянном участии его основателей, так и посредством управления через нанятого директора.

Однако есть ряд ситуаций, когда приказ руководителя не может служить основанием для принятия решения и необходим протокол общего собрания учредителей ООО.

Организация вне/очередного собрания

Согласно ст. 32 закона 14-ФЗ об ООО общее собрание участников является высшим органом управления, к компетенции которого относятся все вопросы, связанные с компанией. Традиционно для решения текущих проблем и оперативного руководства выбирается единоличный исполнительный орган – директор (наемное лицо из числа соучредителей или приглашенный со стороны специалист).

В статьях 34 и 35 закона 14-ФЗ сказано, что собрание учредителей ООО вправе в уставе предприятия определить перечень случаев и ситуаций, когда решение может быть принято только путем организации сборов и ания.

Таким образом, в законе закреплено единственное требование к частоте проведения очередных собраний участников – не реже одного раза в год для ознакомления с финансовыми итогами работы.

При возникновении других важных для компании вопросов или по требованию одного из учредителей могут быть проведены внеочередные сборы.

Правила проведения очередного и внеочередного собрания во многом определяются уставом ООО. Однако следует обязательно учитывать нормы, установленные законом 14-ФЗ от 1998 года:

  • Сроки проведения. Очередной созыв совладельцев ООО должен произойти не ранее чем через 60 дней после регистрации общества и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
  • Письменное уведомление о собрании учредителей ООО. Приглашение на собрание нужно направлять заказным отправлением с описью вложения. Извещение должно быть именным, направлять его лучше по всем известным руководству компании адресам.
  • Сроки уведомления. Направить приглашение нужно с таким расчетом, чтобы участник был извещен не менее чем за 30 суток до даты проведения собрания.
  • Формирование повестки. Перечень вопросов для обсуждения должен быть известен до начала собрания. Основной список формируется инициатором сборов. При этом при получении уведомления свои предложения в повестку могут вносить остальные участники – не позднее 15 дней до даты проведения мероприятия.
  • Подготовка дополнительных материалов. Если на собрании планируется обсуждение и утверждение итоговых отчетов, подписание важных соглашений или получение согласия на участие в новых проектах, всем учредителям нужно заранее направить проекты будущих документов и информационные материалы.

Предназначение протокола собрания учредителей

Важность документального фиксирования итогов проведения общих сборов трудно переоценить. Начиная со дня, когда участники приняли решение о создании компании, этот документ, как и протокол учредительного собрания общественной организации, будет взят за основу в работе ООО. И в дальнейшем в протоколах будут фиксироваться все жизненно важные решения совладельцев предприятия:

  • изменения или дополнения в отношении направлений коммерческой или общественной деятельности;
  • утверждение устава или изменения в нем;
  • увольнение и избрание директора, создание  дополнительных органов управления и надзора;
  • утверждение баланса, распределение прибыли, формирование уставного капитала, назначение аудита;
  • согласие на вступление в другие общества и инвестирование в сторонние проекты;
  • решение о ликвидации или реорганизации бизнеса;
  • прочие вопросы, перечисленные в уставе как обязательные к обсуждению в рамках общего собрания.

Правила оформления итогового документа

Поскольку обсуждение проблем не всегда бывает гладким, а решение единогласным, особенно когда проводится внеочередное собрание учредителей ООО по спорным вопросам, важно придерживаться основных правил составления итогового протокола. Документ должен содержать следующую информацию:

  • полное наименование компании (без сокращений и аббревиатур);
  • название документа – «протокол общего собрания»;
  • место и календарную дату проведения сборов;
  • список присутствующих и отсутствующих лиц (в соответствии в реестром учредителей);
  • факт наличия необходимого для принятия решения кворума;
  • данные об избрании председателя сборов и секретаря, ведущего протокол;
  • повестку дня (по пунктам);
  • краткое изложение обсуждения по каждому вопросу повестки (важно не потерять и не исказить смысл сказанного) и результаты ания по каждому пункту отдельно;
  • подписи присутствовавших лиц.

Образец документа

Законодательство о хозяйственных обществах не регламентирует образец заполнения протокола общего собрания учредителей ООО, поэтому его форму можно утвердить в приложении к уставу.

В данном случае важен не бланк, а полное отражение сути обсуждения и однозначное толкование зафиксированных решений.

Поскольку последнее изменение в порядок организации и проведения собраний по закону 14-ФЗ вносилось еще в 2009 году, следует учесть только дополнение к ГК РФ, зафиксированное в виде новых статей 185 и 185.1 в 2013-м. В них указано, что присутствовать на собрании могут уполномоченные представители участников ООО (на основании нотариальной доверенности или приравненному к ней документу).

Отметим, что образец протокола внеочередного общего собрания учредителей ООО ничем не отличается от того, который составляют при очередных сборах, кроме пометки в названии документа.

Регистрация протоколов

Принятое и оформленное документально решение нужно внести в общий реестр протоколов (книгу регистрации). При этом нужно помнить о некоторых нюансах, продиктованных ГОСТом Р 7.0.97-2016 об организационно-распорядительной документации:

  • документ распечатывается на листах формата А4 с одной стороны;
  • нумерация производится сквозным методом в течение года;
  • печать ООО на протоколе не ставится (обязательны только оттиски круглой печати учредителя-юрлица).

Если документ состоит из двух и более листов, у делопроизводителя не должен возникать вопрос, нужно ли прошивать протокол общего собрания учредителей. Это делается обязательно. Кроме того, листы протокола должны иметь сквозную нумерацию, а на обратной стороне последней прошитой страницы обязательно ставятся подписи председателя собрания и секретаря, а также оттиск круглой печати ООО.

Заверение протокола

Чтобы протокол имел законную силу, его должны удостоверить все присутствовавшие на сборах лица. Причем неважно, первое учредительное собрание ООО проводит или любое последующее.

С 2014 года в Гражданский кодекс внесена новая норма об особенностях управления и контроля в хозяйственных обществах (ст. 67.1 ГК РФ).

Теперь решение общего собрания подлежит нотариальному удостоверению. Это не касается ООО, которые предусмотрели другие формы заверения в тексте устава организации.

Обычно к нотариусу обращаются в случае принятия решений об учреждении, реорганизации, ликвидации компании, снятии и назначении директора. Остальные протоколы заверяют в упрощенном порядке:

  • В преамбуле отражаются сведения о подписантах:
    • Ф.И.О.,
    • дату рождения,
    • адрес регистрации,
    • данные паспорта.
  • Если соучредителем является юрлицо, указываются данные о выданной доверенности и должности уполномоченного лица.

Основное условие признания законности протокола – собственноручно проставленные подписи учредителей компании и наличие кворума.

Заключение

Владелец доли в обществе может принимать опосредованное участие в управлении бизнесом.

Но для того чтобы не сомневаться в соблюдении своих интересов, он должен регулярно посещать очередные собрания участников и своевременно реагировать на уведомления организации о внеочередных сборах.

Если исполнительный орган ООО четко придерживается требований устава организации и гражданского законодательства, спорные вопросы по принятым им решениям возникать не будут.

: Находим ответ. Как провести собрание участников ООО?

Источник: https://ligabiznesa.ru/ooo/obshchaia-informatciia/reshenij-obshhego-sobraniya-uchreditelej-ooo.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.