Порядок оформления протокола общего собрания

Обновленные требования к оформлению протоколов общих собраний собственников

Порядок оформления протокола общего собрания

5 марта 2019 г. вступил в силу Приказ Минстроя России от 28.01.2019 N 44/пр, утверждающий новые требования к оформлению протоколов общих собраний собственников, а действовавший ранее Приказ Минстроя РФ от 25 декабря 2015 г. N 937/пр утратил свою силу.

С полным текстом приказа N 44/пр вы можете ознакомиться по вот этой ссылке [ссылка на текст приказа], а для тех, кто хотел бы детально узнать отличия от старого приказа, мы публикуем небольшой обзор от наших друзей из проекта Домсканер.

Большинство указаний остались неизменными, а основная часть нововведений носит технический характер.

1. Если вопрос об избрании председателя, секретаря, лиц, производящих подсчёт не включен в повестку дня общего собрания, то вводная часть протокола должна содержать данные об этих лицах. Раньше состав этих сведений не регламентировался. Теперь же требуется указывать ФИО, номера принадлежащих им на праве собственности помещений в доме и реквизиты документов, подтверждающих такое право.

2. Список лиц, принявших участие в собрании (присутствующих) и приглашенных для участия в нём теперь всегда является отдельным приложением к протоколу. Ранее, если присутствующих лиц было не более 15, их список, а также список приглашенных мог указываться в вводной части протокола. Теперь же п.

15 Требований закрепляет, что Списки присутствующих и приглашенных лиц оформляются в виде приложения к протоколу общего собрания, при этом в протоколе общего собрания указывается общее количество присутствующих и приглашенных лиц с отметкой: «список прилагается (приложение №_ к настоящему протоколу)».

3. Ранее Требования запрещали формулировку вопросов повестки «Разное». В новом приказе Минстрой РФ данный запрет детализирован: не допускается включение в повестку дня общего собрания вопросов с формулировками «Разное», «Другие вопросы» или иными аналогичными по смысловому содержанию формулировками.

4. В разделах основной части протокола по каждому вопросу повестки после слов «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)….» указываются принятые решения. Раньше решение могло содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеровался. Теперь такого положения в приказе не содержится.

5. Изменения коснулись и обязательных приложений к протоколу.

5.1. Реестр собственников может не содержать число , но должен кроме сведений о собственниках (ФИО физического лица, наименования и ОГРН юридического лица), номеров их помещений, реквизитов документов, подтверждающих их право собственности на помещения, содержать:

– сведения о форме собственности в отношении каждого помещения,

– сведения о площади каждого помещения в многоквартирном доме,

– сведения о доле в праве собственности на такие помещения, принадлежащей каждому из их собственников.

Обращаем внимание, что формами собственности, согласно ст. 8 Конституции РФ, являются, в первую очередь, частная, государственная и муниципальная собственность.

5.2. Вместо «сообщения о проведении собрания» теперь требуется «копия текста сообщения о проведении общего собрания». Прежде считалось необходимым к протоколу прикладывать именно то сообщение, которое, например, уже вывесили в местах общего пользования и которое кто-то испортил, сорвал. Теперь указание на приложение носит более понятный характер.

5.3. Реестр вручения сообщений о проведении собрания заменен на «документы (копии документов), подтверждающие направление, вручение сообщения о проведении общего собрания собственникам либо его размещение в помещении данного дома, определенном решением общего собрания или в системе в соответствии с частью 4 статьи 45, частью 2 и 3 статьи 47.1 Жилищного кодекса РФ».

5.4. Как мы уже указали выше, списки присутствующих и приглашенных лиц теперь обязательно оформляются как приложение. сведений о присутствующих и приглашенных не изменилось.

https://www.youtube.com/watch?v=VPel7BHdqJY

Сохранилось требование о наличии в этих списках подписи присутствующих, т.е. принявших участие в собрании собственников или их представителей. На практике при проведении собраний в очно-заочной и заочной формах данное требование бывает трудно реализуемым, т.к. бюллетени могут собираться способами, осложняющими подписание проавшими лицами этих списков.

5.5. «Доверенности (копии)» теперь заменены на документы, удостоверяющие полномочия представителей (например, свидетельство о рождении, устав юридического лица, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.). Однако теперь эти документы надо прилагать к протоколу не только в отношении голосующих, но и приглашенных лиц.

5.6. Добавлены новые требования к письменным решениям (бюллетеням) собственников: обязательно наличие сведений, позволяющих идентифицировать лиц, их заполнивших, предусмотренных п. 13 Требований. Обязательно указывается дата заполнения бюллетеней, а также данных о волеизъявлении собственников помещений и их представителей.

Пункт 13 Требований предусматривает указание следующих сведений:

– в отношении физических лиц – ФИО собственника и (или) его представителя, указываемые согласно документу, удостоверяющему личность гражданина; номер принадлежащего ему на праве собственности помещения и реквизиты документа, подтверждающего это право; количество , которыми обладает данное лицо; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника (при необходимости); подпись собственника помещения в многоквартирном доме либо его представителя;

– для юридических лиц – полное наименование и ОГРН юридического лица в соответствии с его учредительными документами; номер принадлежащего ему на праве собственности помещения и реквизиты документа, подтверждающего право собственности; количество ; ФИО представителя собственника; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя; подпись представителя.

Если ранее большинство этих сведений и так указывалось в бюллетене, то число указывалось не всегда.

5.7.

Раньше к протоколу могли быть приложены иные документы или материалы, которые будут определены в качестве обязательного приложения к протоколу общего собрания решением на общем собрании, принятом в установленном порядке. Такие решения на практике принимались редко. Теперь к протоколу общего собрания могут прилагаться иные документы в случае, если содержательная часть протокола общего собрания содержит указания на них.

Важное нововведение: ответственным за подготовку решений (бюллетеней) собственников теперь является инициатор общего собрания.

6. Добавились требования к технической стороне оформления протокола: страницы протокола общего собрания и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и сшиты секретарем общего собрания, последняя страница протокола должна быть подписана лицом, председательствующим на общем собрании.

7. Конкретизирован случай, когда протокол подписывается не только председателем, секретарем, лицами, производящими подсчет , но и другим собственниками помещений. Речь идет о принятии решения о создании ТСЖ: в силу части 1.

1 статьи 136 Жилищного кодекса РФ, протокол общего собрания, на котором приняты решения о создании товарищества собственников жилья и об утверждении его устава, подписывается всеми собственниками, проавшими за принятие таких решений,

В приказе Минстроя данное положение упоминается дважды: сначала несколько некорректно указано на необходимость подписывать протокол «всеми собственниками помещений», а второй раз указание уже соответствует ч. 1.1 ст. 136 Жилищного кодекса РФ: протокол подписывается «всеми собственниками помещений в многоквартирном доме, проавшими за принятие решений о создании ТСЖ и утверждение его устава».

Кроме изменений процедуры оформления протокола утвержден Порядок направления подлинников решений и протоколов ОСС в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Уже больше года действует новая редакция ст. 46 Жилищного кодекса РФ, предусматривающая направление оригиналов, а не копий (как ранее) протоколов и решений в жилищные инспекции. Согласно этим изменениям и были актуализированы указания Минстроя РФ, которые раньше касались порядка направления копий документов. Порядок практически остался прежним.

Не позднее чем через 10 календарных дней с момента проведения собрания, инициатор собрания должен направить подлинники решений и протокола собрания в управляющую компанию, а уже затем, управляющая компания в течение 5 рабочих дней передает эти документы в жилищную инспекцию.

Дополнено, что в случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в ГИС ЖКХ до даты направления решений, протоколов в ГЖИ, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

[Домсканер] Оставить комментарии к данному материалу вы можете на наших страницах в социальных сетях ВКонтакте, и .

Источник: https://nkgkh.ru/novosti/raz-yasneniya/1672-obnovlennye-trebovaniya-k-oformleniyu-protokolov

Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Порядок оформления протокола общего собрания

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня.

Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается.

Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

  1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
  2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

  1. Дата, время собрания.
  2. Место, в котором оно проведено.
  3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
  4. Информация о результатах ания по всем вопросам, которые обсуждались.
  5. Информация о проводивших подсчет по итогам ания лицах.
  6. Данные о том, кто проал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка ания.

К необязательным сведениям относятся:

  1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
  2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
  3. Данные о том, каким образом производилось ание и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

  1. Председателя собрания.
  2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством .

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа.

Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой.

В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты ания по каждому поставленному на повестку дня вопросу.

Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа.

Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Источник: https://zakoved.ru/biznes/pravilnaya-protsedura-oformleniya-protokola-obshchego-sobraniya-uchastnikov-ooo.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.